Les outils numériques du manager de PME

Le télétravail est devenu un incontournable dans les secteurs d’activité où il est praticable. Que l’on apprécie ou non le « distanciel », l’enjeu pour un dirigeant est de tirer le meilleur parti des nouveaux usages du travail en équipes disséminées.

Quels sont les meilleurs outils de mangement dans une PME ou TPE ?

outils management pme

Clin d’œil : qui n’a jamais observé dans une entreprise classique deux collaborateurs, séparés de seulement quelques mètres ou d’un étage, ne partager que de très rares dialogues, mais multiplier les échanges d’e-mails ? Ce qui est donc nouveau ce n’est pas la communication numérique en tant que telle, mais sa massification et son caractère devenu impératif au cours des confinements des années 2020 et 2021.

 

Le management dans les TPE et les PME et le travail à distance

Qu’est-ce qui fait la spécificité du management d’une petite ou moyenne entreprise ?

Réponse possible : la proximité. On aurait donc pu craindre que les petites et moyennes structures seraient les plus pénalisées par l’éloignement des collaborateurs. Or, paradoxalement, les TPE et PME ne sont pas forcément moins bien armées pour s’adapter au travail à distance. Première explication : la meilleure connaissance réciproque des membres de l’équipe et des dirigeants compense l’affaiblissement du lien par la distanciation. Seconde explication : le formalisme des procédures est souvent moins rigide dans les organisations à taille humaine, et la capacité à s’adapter aux imprévus y est généralement forte.

En revanche, les TPE et PME sont parfois moins bien outillées pour piloter la collaboration à distance. Pas forcément en termes matériels (un serveur et quelques ordinateurs portables suffisent), mais plutôt sur le terrain des logiciels et celui des usages.

 

Quels outils numériques pour le manager de TPE-PME ?

Ce n’est pas le manque d’outils sur le marché qui pose le plus de problèmes au dirigeant d’une TPE ou PME, mais plutôt leur foisonnement. En effet, tous les géants du numérique proposent leur panoplie complète (et généralement pertinente) pour bâtir une organisation délocalisée (Microsoft, Google, Apple, etc.). Des acteurs de moindre importance fournissent aussi des solutions sur mesure qui méritent attention (les entreprises de services du numérique (ESN) peuvent notamment accompagner les TPE et les PME pour structurer leur télétravail).

 

Les 4 pilier du travail à distance

La priorité reste de bien identifier les quatre piliers du travail collaboratif « hors les murs » et d’adapter l’organisation existante aux modifications provoquées par la non-présence physique.

  • La communication formelle nécessite un logiciel de visioconférence fiable. La « visio » est en effet devenue la pierre angulaire du télétravail. On s’est beaucoup moqué de la « réunionite » dans les entreprises. Mais la réunion reste le lieu par excellence d’échange d’informations et donc de management.
    Quelques exemples non-exhaustifs : ZOOM ; MICROSOFT TEAMS ; GOOGLE MEET ; SLACK ; WHEREBY ; GOTO MEETING…

  • La communication informelle pousse à adopter une application de chat (messageries instantanées) et à créer des groupes de discussion. À distance, il est plus que jamais nécessaire de pouvoir converser de façon inopinée, sans protocole particulier.
    Quelques exemples non-exhaustifs : WHATS’APP ; SIGNAL ; TELEGRAM ; MESSENGER ; SKYPE…

  • Le partage et l’archivage documentaire oblige à bien choisir ses outils de collaboration dans le cloud. La bonne gestion du flux des documents (dans leurs versions successives), et les sauvegardes sécurisées assurent l’efficacité de l’entreprise, mais aussi sa pérennité.
    Quelques exemples non-exhaustifs : DROPBOX ; ONE DRIVE ; GOOGLE DRIVE ; PCLOUD ; KDRIVE…

  • La planification et le suivi des actions. Le télétravail rend encore plus indispensable le recours à un logiciel de gestion de projet/planning clair. Ainsi, tous les membres de l’équipe peuvent se situer dans l’avancée du travail commun.
    Quelques exemples non-exhaustifs : TRELLO ; WRIKE ; ASANA ; GSUITE ; MONDAY.COM…

 

Maintenir la culture d’entreprise malgré la distance ?

Au-delà du bon choix des outils technologiques, de leur implémentation et de leur maîtrise, reste l’essentiel : l’humain. La principale difficulté posée par le télétravail reste l’affaiblissement du sentiment d’appartenance à une équipe que peut ressentir le collaborateur distant.

Dans ce contexte, l’épargne salariale peut avoir un rôle à jouer, notamment grâce à l’intéressement qui peut motiver et récompenser des objectifs quantitatifs ou qualitatifs (mesurables). En effet, la réussite de projets collectifs sont d’autant plus à valoriser lorsqu’ils sont mis en œuvre à distance et ont nécessité de la part des collaborateurs de nouvelles compétences et un grand sens de l’adaptation.