Comment intégrer un nouveau salarié avec un plan et des fiches d’intégration ?

L’intégration d’un salarié, cela se prépare. Planification, fiche d’intégration, livret d’accueil, formation : aucun outil ne doit être négligé pour accueillir un nouveau collaborateur. Mode d’emploi.

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Au moment où une entreprise finalise un recrutement et arrête son choix sur un candidat, une nouvelle histoire commence. Celle de son intégration en tant que collaborateur à part entière dans une nouvelle équipe. Alors qu’il est généralement admis d’investir du temps, de l’expertise et de l’argent dans la détection et la sélection des talents, la phase décisive de l’intégration d’un nouveau salarié est trop souvent négligée.

Selon une étude du cabinet Mozart consulting*, « 18,2 % des CDI ne sont pas confirmés à l’issue de la période d’embauche et près de deux fois sur trois, à l’initiative du collaborateur ». Toujours selon cette étude, les recrutements non aboutis représentent en moyenne 4,31 % de la masse salariale. Pour une entreprise, améliorer son processus d’intégration des nouveaux salariés, c’est donc d’abord améliorer sa compétitivité en termes de recrutement et renforcer la stabilité de ses équipes.

 

Accueil d’un nouveau collaborateur : étapes du processus d’intégration

Dès les premiers échanges de mails destinés à documenter le contrat de travail, le ton doit rester cohérent avec le style de communication de l’entreprise et sa culture.

Après une campagne de recrutement jouant sur la séduction dans les annonces, lors des salons ou via les réseaux sociaux, mieux vaut éviter l’effet douche froide d’un langage stéréotypé et bureaucratique. Construire une « expérience salarié » positive passe par le soin apporté à toutes les étapes d’intégration, y compris celles qui semblent appartenir à de l’intendance à faible valeur ajoutée.

Dans le même esprit, de nombreux « détails » font la différence comme la préparation du poste de travail : bureau, ordinateur, matériel de bureautique, codes et badges d’accès, adresse e-mail, cartes de visite, accès restaurant d’entreprise, etc. Et sur le plan humain : informer en amont les équipes avec lesquelles le nouveau collaborateur sera amené à travailler, en leur précisant les missions qui lui seront confiées.

 

Jalonner le parcours : fiches d’intégration d’un nouvel employé

Intégrer un collaborateur, va au-delà de la réussite d’une journée d’accueil, même si cette entrée en piste reste déterminante. L’entreprise a tout intérêt à bâtir un véritable plan d’intégration, avec un parcours structuré sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois selon la complexité du poste.

Le dirigeant ou le manager aura désigné un référent ou tuteur d’intégration (s’il ne s’en charge pas lui-même) et il aura rédigé une fiche d’intégration qui, entre autres, balisent les points suivants :

  • contrat de travail finalisé du collaborateur ;
  • convention collective fournie ;
  • tous les élément du poste de travail vérifiés ;
  • remise du livret d’accueil (la raison d’être de l’entreprise, son historique, ses principales réalisations, ses objectifs à moyen terme, son organigramme, l’annuaire téléphonique, les infos pratiques d’accès et de sécurité, les personnes ressources, le comité social et économique s’il y en a un, la mutuelle, les dispositifs d’épargne salariale et d’épargne retraite, avantages sociaux ;
  • fiche descriptive de poste, complète, à jour et vérifiée ;
  • besoins en formation répertoriés et sessions prioritaires planifiées.

 

Onboarding d’un nouveau salarié : l’importance d’un plan d’intégration

Il est aussi recommandé d’établir un planning du collaborateur à différentes échéances :

Jour 1 : structuré en heure par heure (présentation officielle à l’équipe, mot de bienvenue, éventuellement repas commun, etc.) ;

Semaine 1 : structurée en jour par jour ;

Mois 1 : structuré en semaine par semaine ;

Entretiens d’intégration à 3 et 6 mois : ces points d’étape sont construits dans un esprit similaire aux entretiens annuels d’évaluation classiques, mais en insistant sur les marqueurs d’intégration.

Des jalons et des moments d’échange formalisés sont nécessaires pour rythmer et objectiver le cycle d’intégration. Les pros des RH désignent l’ensemble de ce processus par le néologisme « onboarding » qu’on pourrait traduire par « embarquement ».

* https://www.mozartconsulting.eu/wp-content/uploads/2018/07/Taux-dechec-du-processus-dembauche-2017-1.pdf?